Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele przygotowań, działań należy rozpocząć wiele tygodni naprzód, zależnie od wagi wydarzenia. Początkiem przygotowań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas zadowala, aby organizacja konferencji lub szkolenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jakim budżetem dysponujemy? W odpowiedzi na te kwestie niezwykle przydatny okaże się program, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.

W przypadku gdy organizujemy szkolenie, warto porozmawiać z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie założonej tematyki szkolenia i czy dawka wiedzy, jaką zamierzają przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia powinniśmy dopasowywać pod względem tematycznym, przewidując przerwy na kawę lub posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników może być wspólna kolacja integracyjna, wizyta w teatrze lub zwiedzanie miasta.

Jeśli organizujemy konferencję, musimy z detalami określić jej tematykę i poświęcić czas na stworzenie listy występujących na niej specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, musimy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w naszych finansach uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy małe środki, możemy zwrócić się o sponsoring firm branżowych w zamian za czas na zaprezentowanie ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Potem pozostaje przygotowanie materiałów, które chcemy wręczyć uczestnikom.

Mając pełną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie posiadamy własne sale konferencyjne, albo zamierzamy zorganizować szkolenie lub konferencję w innym mieście, np. Wrocławiu, trzeba po prostu wyszukać w Intenecie. Otrzymamy szeroki wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce z rozmysłem, bo atrakcje, jakie oferuje metropolia, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji.

Decydujmy się na sale szkoleniowe z klimatyzacją, jeśli szkolenie (sprawdź lean six sigma szkolenie) będzie przeprowadzane w porze letniej, z nowoczesnym wyposażeniem, możliwością noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele podmiotów świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych oferuje pełen zakres usług – zdajmy się na nie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym poinformowaniem o szkoleniu lub konferencji, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.